Les scanners de documents professionnels sont de plus en plus communs dans les entreprises et chez les particuliers. Ces scanners permettent de gérer efficacement tous les documents papiers tels que factures fournisseurs, factures clients, contrats, documents techniques, dossiers patients pour les médecins, actes pour les notaires, etc.

Décider de scanner les documents de l’entreprise ou personnels est un projet qui doit être bien réfléchi dès le début. S’il est bien conçu, bien dimensionné, fiable il vous donnera entièrement satisfaction et saura répondre à vos attentes. Par contre, si le besoin est mal identifié, le projet pourra être sous ou sur dimensionné, peu pratique, peu fiable et risque d’avorter.

Bon à savoir : Nous louons des scanners professionnels sur des courtes périodes (1 mois ou plus) pour scanner vos archives. Contactez nous pour plus de renseignement

Votre projet est unique et mérite toute notre attention. L’expérience croissante que nous avons dans ce domaine avec les projets que nous avons mené à bien chez d’autres clients et nos méthodes de travail sont notre valeur ajoutée et vous garantissent que votre projet sera réussi

Pourquoi scanner et archiver des documents papiers

Les raisons les plus courantes de scanners de documents professionnels sont :

  • Accéder plus facilement à l’information qu’avec des documents papiers
  • Économiser de la place d’archivage
  • Partager facilement les documents à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise
  • Éventuellement mieux contrôler l’accès à l’information

Dans les projets plus complexes, on trouve couramment des besoins plus pointus tel que :

  • Construire une chaîne de validation des documents (workflow)
  • Automatiser la saisie de formulaire (reconnaissance d’information)
  • Archiver des versions de documents

Nous pouvons vous accompagner dans votre projet. Par le biais de quelques séances de travail, nous serons capables d’identifier vos besoins et de vous proposer la meilleure solution

Comment choisir le bon scanner

Il existe un très grand nombre de scanner sur le marché. Les prix sont très variables, de 200 CHF à 10.000 CHF HT. Les paramètres les plus importants pour choisir le scanner qui vous convient sont

  • la taille des documents à scanner,
  • la qualité des papiers à scanner,
  • la taille du chargeur de documents (10 pages, 30 pages, 80 pages, 300 pages, etc)
  • la vitesse du scan (de 2 pages minute à 100 pages minute),
  • la résolution souhaitée,
  • le type de documents (texte, photos, documents spéciaux),
  • la nécessité ou non de le mettre en réseau.
  • Éventuellement le ou les bons logiciels de traitements de l’image ou des données scannés si le logiciel fourni avec le scanner ne convient pas en particulier si on doit configurer des traitements automatisés de lots de documents (typiquement des séparations par code barre)
  • Éventuellement le ou les bons logiciels d’archivage (GED) si vous en avez le besoin

Exemples de scanner A4 professionnel 60 pages minute

Exemple de projets réalisés par Rive Bureautique

Un particulier souhaite scanner ses documents administratifs et retrouver ses documents dans un petit logiciel de gestion de document.

Une régie souhaite un scanner A4 puissant et fiable pour scanner toutes les factures, les séparer par détection de code barre, les indexer et les intégrer dans leur logiciel comptable.

Un médecin souhaite scanner chaque jour les dossiers patients (recto ou recto verso, une ou plusieurs pages, A4 ou plus petit ou mixte de plusieurs tailles, parfois du papier de mauvais qualité) – Le scannage doit être rapide, doit se faire sans intervention de l’assistante. Tous les dossiers de la journée sont chargés en une fois dans le scanner. Le système enregistre automatiquement chaque dossier dans un fichier pdf différent et détecte si les documents scannés sont recto ou recto-verso.

Une PME possède plusieurs succursales. Cette PME souhaite utiliser les scanners multifonctions de chaque succursale pour scanner des contrats qui doivent être automatiquement envoyé sur un serveur central situé à une autre adresse pour archivage.

Une fiduciaire souhaite archiver 1000 classeurs de documents comptables divers. L’imprimante multifonction scanner grand volume ne convient pas bien à cette demande et l’assistante perd trop de temps. L’achat d’un scanner haute capacité n’est pas justifié car les besoins seront moindres une fois la totalité des archives scannées. Nous proposons pour ce client un scanner haut volume en location avec le logiciel de traitement d’image, la formation et l’entretien du scanner inclus.

Nous identifions pour vous des solutions et du matériel de qualité afin de vous proposer les meilleures solutions. A ce jour nous travaillons avec l’écosystème suivant :

Notre écosystème en fonction de vos besoins matériel et logiciels

Nos clients en parlent…

Notre assistante passait une heure par jour pour scanner et insérer les dossiers médicaux papiers dans notre logiciel Mediway. Elle met maintenant moins de 15 minutes grâce au nouveau scanner, à la séparation des documents par code barre, et au traitement automatique des images.
Docteur Bonvin, Crans-Montana
Je souhaitais archiver chez moi mes documents administratifs (factures, relevé de banque) pour ne plus avoir de classeur. Rive Bureautique a été capable de m’offrir toute la solution clé en main (ordinateur, logiciel) et la formation nécessaire. C’est maintenant un jeu d’enfant d’archiver mes documents!.
Pierre-André, privé à la retraite

Publié le 7 février 2014

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