Le journal « The Economist », bureau d’une vingtaine de personnes à Genève, cherchait à remplacer son imprimante multifonction de bureau A4/A3. Après plusieurs séances de travail, nous avons pu identifié plus clairement leurs besoins. Les collaborateurs scannent beaucoup de documents : contrats, notes de frais, articles, etc… à envoyer au siège. Les documents peuvent être en format A4, ou plus petit. Chaque note de frais doit être scannée, accompagnée de tous les justificatifs. Les tickets sont bien souvent de mauvaise qualité. Chaque collaborateur est en charge de ces documents à scanner. Il ne fallait donc pas que le scanner soit dépendant d’un PC en particulier Chaque collaborateur doit pouvoir envoyer les documents scannés vers son adresse e-mail ou vers une autre adresse The Economist avait donc besoin d’un scanner :
- Avec une excellente prise papier, qui ne fasse jamais de bourrage, quels que soient les documents introduits dans le scanner (contrat, ticket de caisse, billet d ‘avion, etc, etc)
- Rapide
- Simple à utiliser
- Qui fonctionne en réseau (pour ne pas être dépendant d’un ordinateur en particulier)
Le nouveau scanner Kodak Scan Station 700, proposé en leasing, remplissait parfaitement ces besoins. De plus l’écran tactile permet d’utiliser le scanner quasiment sans formation. L’écran permet aussi si on le souhaite de prévisualiser les documents scannées avant de valider leur envoi. Le scanner Kodak Scan Station 700 permet aussi d’enregistrer au moment du scan un mémo vocal qui sera envoyé par email en même temps que le document scanné. Cette fonction peut être utile si on souhaite ajouter un commentaire à l’attention de la personne destinataire du scan. Le scanner effectue toutes les tâches de traitement des documents que l’on attend d’un scanner professionnel : suppression des pages blanches, redressement des pages, reconnaissance des caractères pour que les utilisateurs puissent effectuer des recherches de mots clés dans les documents scannés, détection des feuilles qui passent à double, etc…
Rive Bureautique a pris le temps d’analyser et de comprendre nos besoins. Nous avons pu ensemble trouver la solution qui nous correspondait le mieux. De plus, le fait que Rive Bureautique soit dans le centre de Genève a facilité notre travail